Wat is het verschil tussen archief en documentatie?

Wat is een archief?

Een archief is een verzameling van documenten die zijn opgemaakt of ontvangen vanuit de activiteiten van een persoon of organisatie. Volgend voorbeeld maakt een en ander duidelijk:

Een heemkundige kring heeft de uitgave van een tijdschrift als activiteit. Er moet vergaderd worden rond de inhoud, de artikels moeten voorbereid en geschreven worden, de drukkerij moet gecontacteerd worden… Bij al die activiteiten worden documenten opgesteld. Zo is er een verslag van een redactieraad, er is een ontwerp geschreven van een artikel of er is een email verstuurd naar de drukkerij. Al die documenten zijn archiefstukken en behoren tot het archief van de heemkundige kring.

Doordat archiefstukken ooit een functie hebben gehad voor de activiteiten van een persoon of organisatie, groeit een archief bijna vanzelf uit haar werking. Hierdoor kan je uit een archief goed afleiden hoe een organisatie werkt. Diegene die de archiefstukken aanmaakt of ontvangt, de persoon of medewerkers van een organisatie, noemt men de archiefvormer.

Het geheel van archiefdocumenten van één archiefvormer, of dit nu een persoon of een organisatie is, wordt een archiefbestand genoemd. Als jouw heemkundige kring een archiefdepot heeft, dit is een ruimte waar archief wordt bewaard, kan dit depot ook onderdak bieden aan archieven van andere personen of organisaties.

Wat is documentatie?

Archief wordt vaak verward met documentatie. Documentatie is een verzameling documenten die doelbewust werd bijeengebracht, terwijl archiefstukken documenten zijn die voortkomen uit de werking van een persoon of organisatie.

Dit past wel in het archief van een heemkring:

  • Ledenlijsten
  • Bestuurslijsten
  • Verslagen van vergaderingen
  • Eigen tijdschriften
  • Zelfgemaakte foto’s
  • Affiches van jullie activiteiten
  • Doodprent van een (voormalig) kringlid

Dit past niet in het archief van een heemkring:

  • Boeken en tijdschriften
  • Krantenartikels
  • Vlaggen
  • Dubbels van documenten
  • Verzamelde foto’s
  • Affiches van andere verenigingen
  • Doodprentjes van andere personen

Het is belangrijk dat archief en documentatie niet vermengd geraken. Dat wil niet zeggen dat jouw archiefdepot er geen onderdak aan kan bieden. Ook archieven van andere personen of verenigingen kunnen bij jullie bewaard worden. Maar zorg er telkens voor dat je het bestemmingsbeginsel respecteert.

Archieven die aan de heemkring geschonken of in bewaring gegeven werden, bijvoorbeeld van de lokale schuttersgilde, de fanfare of een bepaalde persoon, worden best telkens als geheel (per archiefvormer) samen gezet. Op elke doos vermeld je dan de herkomst van het materiaal.

Meer info: Wat moet ik doen als iemand mij archief aanbiedt?

Jouw archiefdepot als bewaarplaats voor verschillende collecties

De hierboven beschreven zaken die geen plaats krijgen in je eigen archief kunnen zoals gezegd ook een onderdeel vormen van jouw collectie. Ter verduidelijking geven we enkele voorbeelden in een tabel:

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.