Hoe zorg je voor een goede interne communicatie binnen je heemkring?

Begin eerst en vooral met het zoeken naar een communicatiemedewerker die de coördinatie van zowel de externe als interne communicatie op zich zal nemen. Zorg ervoor dat deze medewerker taalvaardig is en over voldoende sociale vaardigheden beschikt.

Maak daarna een inventarisatie van de bestaande interne communicatiekanalen. Doe dit in een groepje van bestuursleden waartoe ook de communicatiemedewerker behoort.

Vervolgens ga je na wat de wensen en behoeften zijn bij de medewerkers op het vlak van de interne communicatie. Analyseer deze en maak een lijstje van de knelpunten.

Om de knelpunten aan te pakken zoek je nieuwe communicatiekanalen of maak je nieuwe afspraken. Hou hierbij rekening met volgende tips:

  • Pas altijd en overal goede vergadertechnieken toe.
  • Hou rekening met de taak van de medewerker als je informatie doorstuurt. Bedenk eerst welke informatie hij of zij nodig heeft om zijn taak uit te voeren. Je kan niet alles naar iedereen sturen, dan zijn bepaalde personen zó overladen met informatie dat ze de nuttige zaken voor zichzelf er niet meer uit kunnen halen.
  • Zorg dat alle medewerkers over de nodige informatie beschikken. Bezorg elke medewerker de neerslag van de visieontwikkeling. Voorzie een aantal draaiboeken (procesbeschrijvingen): beschrijf stap voor stap wat mensen moeten doen als ze bijvoorbeeld het museum openhouden. Geef iedereen een duidelijke taakbeschrijving zodat ze weten wat ze moeten of mogen doen.
  • Vergader om de zoveel weken op een vaste dag met het bestuur, bijvoorbeeld elke tweede vrijdag van de maand.
  • Zorg voor feedback. Hou jaarlijkse feedbackgesprekken met medewerkers en gebruik de raad van bestuur en andere vergaderingen om feedback te vragen. Reageer, gebruik en kom terug op de feedback! Laat die niet gewoon links liggen.
  • Zorg voor frequent contact tussen coördinatoren en medewerkers. Let er op dat dit in beide richtingen gebeurt. Zorg ervoor dat alle medewerkers rapporteren naar hun coördinator (redacteur, voorzitter, voorzitter museumwerkgroep, …) en dat er voldoende correcte informatie vanuit de leiding of coördinatie naar de medewerkers doorstroomt. Negeer geruchten niet, maar onderken ze en reageer er snel op.
  • Kies voor het gepaste communicatiekanaal om je boodschap door te geven aan de persoon in kwestie. Voor persoonlijke communicatie heb je keuze uit een tweegesprek, een brief, een e-mail, een sms, een overlegmoment, een toespraak, een excursie, een groepsdiscussie, een opleiding, … Daarnaast is er de publiek toegankelijke informatie voor alle medewerkers: het beleidsplan, het jaarverslag, verslagen, een rondschrijven, een memo, een affiche, een folder, bevragingen, een nieuwsbrief, draaiboeken, instructies en handleidingen, intranet, een onthaalmap, een ideeënbus, …
  • Organiseer regelmatig ‘vieringen’ voor de medewerkers.

Evalueer en stuur bij indien nodig. Ga na bij de medewerkers of de veranderingen enige verbetering hebben teweeg gebracht in de communicatie. Laat de communicatiemedewerker zaken bijsturen indien dit nodig is.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.