Hoe voer je een goed vrijwilligersbeleid?

Stap 1: Evalueer het huidig vrijwilligersbeleid binnen je heemkundige kring

Doe dit samen met een aantal bestuursleden o.a. aan de hand van volgende vragen:

  • Welke soorten vrijwilligers heb je? (losse, vaste en bestuurlijke vrijwilligers)
  • Welke zijn de behoeften van je vereniging (inzake vrijwilligers)?
  • Waar zijn er kansen om te groeien?
  • Wat ontbreekt er?
  • Zijn er genoeg bestuursleden?
  • Is er genoeg inspraak?
  • Waar en hoe zal je nieuwe vrijwilligers inschakelen?
  • Hoe worden nieuwe vrijwilligers nu opgevangen?

Maak aan de hand van de antwoorden op deze vragen een prioriteitenlijst van de opgemerkte knelpunten. Bepaal dus welke problemen je het belangrijkst vindt.

Stap 2: Peil naar de verwachtingen van je vrijwilligers

Vraag hun wat hun interesses, competenties en vaardigheden zijn, alsook hoeveel tijd ze in de vereniging kunnen en willen steken. Stel deze vragen aan je huidige en kandidaat- vrijwilligers. Bedenk hierbij dat mensen andere dingen zoeken in vrijwilligerswerk: sommigen zoeken zelfbevestiging, anderen willen een uitdaging, …

Er is ook vaak een verschil in type en graad van motivatie: sommige mensen zijn heel tevreden als ze praktische zaken mogen uitvoeren, anderen willen een grotere betrokkenheid met de organisatie en willen dus ook betrokken worden bij het nemen van (belangrijke) beslissingen.

Stap 3: Ga na wat je te bieden hebt als organisatie

Ga na of je als organisatie inspeelt op de nieuwe ontwikkelingen in de vrijwilligersengagementen. Vroeger had men vaker vrijwilligers die engagementen opnamen voor een lange termijn en die genoeg hadden aan het aanzien dat ze verkregen door zich te profileren met de organisatie.

De nieuwe vrijwilliger engageert zich voor kortere periodes en wil eerder effecten op korte termijn: erbij horen, vrije tijd nuttig besteden, bijdrage leveren aan een doel, aanzien verwerven, individuele kwaliteiten of kennis tonen, bijleren, verantwoordelijkheid krijgen, waardering krijgen, … De nieuwe vrijwilliger wil een taak, een activiteit en een inhoud die hem kan bekoren. Ga na op welke van die zaken je als organisatie kan inspelen.

Ga ook na of je de instandhouders van vrijwilligerswerk aanbiedt met je organisatie: goede werkomstandigheden, goed draaiende administratie, zekerheid, gebruik van vergadertechnieken, een joviale en gezellige organisatiecultuur, variatie in het vrijwilligerswerk, …

Stap 4: Maak een actieplan voor het medewerkersbeleid

  • Zoek de oorzaken van de knelpunten (bijvoorbeeld de oorzaak van een ouder bestuur kan zijn dat men in de werking in zijn geheel weinig openstaat voor vernieuwing).
  • Zie het werven van vrijwilligers als een uitdaging. Je hebt een positieve ingesteldheid over je vereniging nodig om overtuigend nieuwe medewerkers te werven.
  • Stel een realistisch doel dat binnen een bepaalde termijn bereikt moet worden (bijvoorbeeld tegen eind 2018 hebben we een project opgestart rond een thema waarbij we vier medewerkers die jonger zijn dan 35 jaar toch zeker gedurende een jaar betrekken).
  • Denk na over de boodschap die je wil communiceren. Test die boodschap ook eens uit bij de doelgroep.
  • Zoek een methode om het doel te bereiken (bijvoorbeeld als je meer vrouwen bij je bestuur wil betrekken, vraag dan aan een vrouwelijk bestuurslid om het aan mogelijke vrouwelijke kandidaten te vragen).
    Volgens de bevraagde bestuursleden is het persoonlijk vragen de beste methode om medewerkers te rekruteren. Bedenk dat je hen niet gewoon moet overtuigen, maar best kan motiveren door hun attent te maken op hun eigen capaciteiten die ze verder kunnen ontwikkelen door medewerker van je vereniging te worden.
    Als allereerste stap om nieuwe medewerkers te krijgen kan men vragen aan gewone leden om met kleine zaken mee te helpen. Nadien kan je dan toetsen of ze geen groter engagement willen aangaan. Een andere methode om medewerkers en leden te werven is samenwerking met scholen en andere verenigingen. Zo leren andere mensen je vereniging kennen die je anders niet zou bereiken. Als je bijvoorbeeld een tentoonstelling maakt over de geschiedenis van de duivensportvereniging uit je gemeente en hier een openingsevenement met duivenwedstrijd aan koppelt, bereik je een heel ander publiek dat je dan kan aanspreken over je andere activiteiten.
  • Maak een actieplan: wie doet wat, binnen welke termijn, welke middelen worden ingezet?
    Vergeet niet te toetsen naar de verwachtingen van nieuwe medewerkers (zie hierboven).
  • Zorg dat de hele werking op de hoogte is van je acties i.v.m. het medewerkersbeleid. Betrek de huidige medewerkers ook bij het werven van nieuwe medewerkers. Zorg dat er een contactpersoon is waar iedereen terecht kan met zijn vragen.
  • Evalueer kritisch als het minder lukt.

Stap 5: Geef de medewerkers de nodige begeleiding

  • Zorg voor een andere aanpak naargelang van het soort mens waarmee je te maken hebt. Geef impulsen, geen bevelen. Ga na welke taak en verantwoordelijkheid bij welke vrijwilliger past.
  • Voorzie de nodige achtergrondinformatie voor nieuwe medewerkers. Geef uitdagingen aan de vrijwilligers en zorg voor een goede taakomschrijving voor alle medewerkers.
  • Houd persoonlijke feedbackgesprekken, volg de medewerkers op en zorg dat de medewerkers een eigen inbreng kunnen hebben.
  • Geef waardering en erkenning (groepsbeloning, schouderklop, eigen werk voordragen, attenties, …). Dit is een heel belangrijk aspect van het medewerkersbeleid!
  • Geef vrijwilligers een plaats binnen het geheel: geef hen dus inspraak!
  • Ga mogelijke problemen niet uit de weg, maar maak ze bespreekbaar.
Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.