Hoe verzorg je de promotie van je heemkundige kring?

Elders in deze rubriek wordt ingegaan op het voeren van de interne communicatie van een heemkundige kring. In dit onderdeel gaan we dieper in op de externe communicatie van een heemkundige kring. Hier worden enkele aanbevelingen in een stappenplan weergegeven.

1. Duid een communicatieverantwoordelijke aan

Zoek een persoon in het bestuur die alle communicatie en promotie wil coördineren. Een communicatieverantwoordelijke staat dan in voor het goed verloop van de interne en externe communicatie. De interne communicatie komt nu niet aan bod, maar beïnvloedt wel degelijk ook de externe communicatie. Zo komt het niet goed over als een werkend lid niet op de hoogte is van een activiteit en er geen vragen over kan beantwoorden. Het is dus belangrijk dat één persoon in de gaten houdt dat iedereen de nodige en correcte informatie krijgt.

2. Zoek de knelpunten

Bekijk met de communicatieverantwoordelijke welke communicatiemiddelen er momenteel zijn en duid aan wat de knelpunten en sterke punten hierbij zijn. Worden de beoogde doelgroepen bijvoorbeeld wel bereikt? Of zijn er nog geen aparte doelgroepen aangeduid?
Het is belangrijk een goed kwalitatief imago te hebben om promotie voor de vereniging te maken. Sta dus ook even stil bij wat je doet en wat je te bieden hebt.

3. Bepaal je doelgroepen

Als je de communicatie en activiteiten echt afstemt op de wensen en mogelijkheden van een welbepaalde doelgroep, dan bereik je die doelgroep ook beter. Een doelgroep is eigenlijk een groep individuen die relevante kenmerken gemeen hebben. Je kan het publiek indelen in groepen door rekening te houden met verschillende criteria: geografie (vb. inwoner gemeente), binding met de heemkring (vb. leden, bezoekers, …), leeftijd en gezinssituatie (vb. actieve bevolking met kinderen), …

Bepaal de doelgroepen specifiek: allochtonen bijvoorbeeld zegt niets. Richt de kring zich tot alle allochtonen, tot Europeanen, tot Russen? Telkens zullen de communicatiemiddelen aangepast moeten worden. Jonge kinderen worden anders bereikt dan pakweg twintigjarigen. Jongeren zijn dus een veel te ruime doelgroep. Om specifieke doelgroepen te bepalen waarvoor je een aparte communicatie en aparte activiteiten moet ontwikkelen, combineer je best een aantal van bovenvermelde criteria. Geïnteresseerde senioren van buiten de gemeente die geen lid zijn, kan je in groepsverband aanspreken door hen een aangepast dagprogramma voor te stellen met bijvoorbeeld de combinatie van een museumbezoek, een geleide wandeling in de gemeente en een streekgerecht. Om te weten wat die specifieke doelgroepen wensen, maar ook om te weten hoe je ze best kan bereiken, kan het interessant zijn om eens een bevraging te organiseren. Je kan er ook een evaluatie van de eigen werking mee beogen. Een heemkring stelde bijvoorbeeld een vragenlijst op voor de leden die het tijdschrift ontvingen.

Bepaal heel duidelijk welke doelgroepen prioritair zijn voor de vereniging. Sta ook positief ten opzichte van die doelgroepen. Het is bijvoorbeeld geen goede start om al bij de aanvang ervan uit te gaan dat jongeren geen interesse hebben. Als jongeren niet participeren is het niet omdat ze geen interesse hebben, maar omdat de heemkundige kring ze niet bereikt, door bijvoorbeeld verkeerde communicatiekanalen te gebruiken. Het kan ook zijn dat de heemkundige kring een imago heeft dat de jongeren niet aanspreekt of activiteiten plant die jongeren niet boeien.

4. Formuleer doelstellingen

Formuleer heel duidelijk hoeveel personen uit de doelgroepen je tegen wanneer wilt bereiken. Een voorbeeld van een doelstelling is: ‘Tijdens de tentoonstelling over de geschiedenis van het onderwijs in gemeente X willen we minimum twee klassen uit de lagere scholen van X op een kwalitatieve manier laten participeren.’ Ook voor de eigen medewerkersploeg kan je doelstellingen formuleren, bij wijze van voorbeeld: ‘Tegen eind 2016 is er een project opgestart waarbij minimaal drie jongeren tussen 16 en 30 jaar in de werkgroep zitten.’ Zorg ervoor dat het realistische doelstellingen zijn. Niet haalbare doelstellingen werken demotiverend. Zoek bij de formulering van doelstellingen ook een oplossing voor de knelpunten die bij punt twee aangeduid werden.

5. Bepaal welke boodschap je aan welke doelgroep wil meegeven

Kies het onderwerp waarover je wil communiceren: je organisatie, een product of dienst, één of meer activiteiten of een idee. Stel eerst een boodschap met inhoud op vooraleer je de vorm kiest waarmee je de boodschap zal verspreiden. Een communicatieboodschap heeft als bedoeling om via argumenten je publiek te overtuigen om op je aanbod of op je vraag in te gaan. Pas de boodschap aan naargelang de specifieke doelgroep. Test de boodschap ook bij de doelgroep in kwestie. Komt de boodschap goed over? Verstaan ze wat je wil zeggen? Kies dan pas het meest geschikte kanaal om je boodschap te verspreiden. Ga niet omgekeerd te werk.

6. Stem de communicatie en activiteiten af op de specifieke doelgroepen die je bepaald hebt

Bij het bereiken van die verschillende doelgroepen die je bepaald hebt en waarvoor je specifieke zaken gaat ontwikkelen, is het heel belangrijk hoe je dat doet. Je kan vijf marketinginstrumenten inzetten om je doelgroepen te bereiken en dus om je doelstellingen te verwezenlijken. Het gaat om de vijf p’s.

Product:

Het kernproduct is de essentie van wat je te bieden hebt. Voor een museum zijn dat bijvoorbeeld de vaste presentatie, de wisselende tentoonstellingen, het educatief beleid, het activiteitenbeleid en voorzieningen als film en rondleidingen.
Het uitgebreid product verwijst naar extra voorzieningen zoals winkel, café en toiletten.

Bedoeling is je product (kernproduct en uitgebreid product) af te stemmen op de wensen en verwachtingen van je doelgroep. In de tentoonstelling kan je bijvoorbeeld replica’s van voorwerpen plaatsen die betast kunnen worden door kinderen. Je kan ook een aparte verhaallijn voor kinderen uitwerken op hun ooghoogte. Met gebruik van educatieve middelen kan je het product heel goed afstemmen op de specifieke doelgroep. Om tegemoet te komen aan de doelstelling om minimum twee klassen uit de lagere school te laten participeren, kan je specifieke rondleidingen voor kinderen uitwerken of een speurtocht met speelse vragen voor kinderen ontwerpen. Je kan ook een aparte leskoffer voor scholen uitwerken waarin materiaal zit waarmee men in de klas zelf aan de slag kan gaan.

Voor het bereiken van een specifieke doelgroep kan het interessant zijn om een aanbod te ontwikkelen dat hen kan interesseren. Zo kan je met jongeren uit de gemeente een project mondelinge geschiedenis opstarten. Jongeren willen zich meestal maar voor een beperkte periode engageren. Met een project dat hen boeit, kan je hen actief betrekken bij je werking. Om meer vrouwen te bereiken kan je bijvoorbeeld een project rond een eerder vrouwelijk thema uitwerken. Om vrouwen bij de uitwerking zelf te betrekken, kan je vrouwen die soms naar de activiteiten van de heemkring komen persoonlijk aanspreken. Door de projecten later ook voor te stellen d.m.v. een tentoonstelling kan je ook andere jongeren/vrouwen bereiken.

Als je een breder publiek wil bereiken, is het een goede optie om samen te werken met andere lokale verenigingen. Hun leden worden via de geëigende communicatiekanalen van die bepaalde vereniging(en) op de hoogte gebracht van het bestaan van de heemkring. Als je die leden in de watten kan leggen, voelen ze er misschien iets voor om lid te worden van de heemkring. Je kan bijvoorbeeld samenwerken met de lokale duivenvereniging en een historisch overzicht geven van de duivensport in de gemeente. Een openingsmoment met een duivenwedstrijd waarvoor je heemkring prijzen voorziet, kan veel volk lokken naar je tentoonstelling. Dit zijn mensen die anders misschien niet naar een tentoonstelling zouden komen. Je kan je vereniging en de geschiedenis van de gemeente bijvoorbeeld ook eens komen voorstellen op een vergadering van andere socio-culturele verenigingen in de gemeente. Ook door samen te werken met scholen kan je een andere doelgroep aanspreken. Door lagere schoolkinderen bijvoorbeeld hun grootouders te laten interviewen over een bepaald onderwerp en met dit materiaal een tentoonstelling op te zetten, bereik je niet alleen de kinderen, maar ook de ouders, grootouders en eventueel andere familieleden die naar de tentoonstelling komen kijken.

Plaats:

Hierbij gaat het over de bereikbaarheid van je locatie. Ben je goed bereikbaar met het openbaar vervoer? Is er parking voorzien? Ben je goed herkenbaar voor het publiek? Hangen er bijvorbeeld vlaggen? Is er een duidelijke bewegwijzering vanaf het binnenkomen van het dorp? En hoe zit het met de beschikbaarheid? Is het museum bijvoorbeeld open als de doelgroep tijd heeft? Kunnen scholen tijdens de schooluren langskomen?

Prijs:

Ook de prijzen kan je gebruiken om verschillende doelgroepen aan te spreken. Bepaalde groepen kan je tegemoet komen. Men heeft het hier ook in de symbolische betekenis over de psychologische drempel die men moet overwinnen om aan je activiteit deel te nemen. Best is om deze zo laag mogelijk te houden en bijvoorbeeld zeker niet de indruk te geven dat er enkel voor een elitegroepje activiteiten worden georganiseerd. Het kan hier ook over een materiële drempel gaan. In die zin dat niet iedereen zich kan veroorloven om informatie te zoeken en te vinden. Niet iedereen heeft een krant of internet. Niet iedereen kan ook even goed werken met internet. Hou hier ook rekening mee bij het communiceren.

Personeel:

De p van personeel verwijst eigenlijk naar de menselijke component in je aanbod, naar de service en de dienstverlening. Dit kunnen dus zeker ook vrijwilligers zijn. Belangrijk is dat het publiek de service krijgt die het verwacht. Het uitgangspunt is dat een tevreden iemand zijn ervaring met anderen zal delen en dus voor gratis mond-tot-mond-reclame zal zorgen. Krijgen de bezoekers een gastvrij onthaal? Wordt er bijvoorbeeld binnen de twee dagen gereageerd op mails? Het is belangrijk hier rond afspraken te maken.

Promotie:

Met de p van promotie verwijzen we naar marketingcommunicatie. Bij marketingcommunicatie moet je rekening houden met het verschil tussen imago en identiteit. Het imago is het beeld dat het publiek heeft van de organisatie. De identiteit is de manier waarop de vereniging zichzelf ziet. Vaak stemt dit niet overeen en moet men het imago veranderen en aanpassen aan de identiteit. Dit kan je o.a. doen door een passende huisstijl te hanteren. Bedenk drie trefwoorden die je vereniging moeten typeren (bijvoorbeeld: degelijk, dynamisch en gespecialiseerd). Zorg voor een tof logo, uniforme huiskleuren en bijpassend lettertype, passend bij de drie trefwoorden. En bedenk waar je de huisstijl allemaal kunt toepassen. Bij wervende communicatie om een bepaalde doelgroep te bereiken, kan evenwel het logo volstaan en moet je soms een aangepaste vormgeving hanteren die aanslaat bij je doelgroep.

Bij marketingcommunicatie zijn er drie belangrijke doelgroepen waarop je je moet concentreren:

Pers:

Maak een overzicht van belangrijke media voor je heemkring. Probeer goede contacten te leggen met de lokale pers. Stuur een persbericht om hen op de hoogte te brengen van de activiteiten. Journalisten hebben graag een tekst die direct publiceerbaar is. Als men een activiteit samen met een anekdote of een verhaal met nieuwswaarde bekend maakt, heeft men meer kans op publicatie. Om door het publiek opgemerkt te worden, is het goed dat iets meerdere keren onder hun ogen komt. Een tweede artikel met nieuwswaarde voor dezelfde activiteit is dus een goed idee. Zorg er wel voor dat er nieuwe elementen naar voor komen.

Stuur de lokale pers bijvoorbeeld ook een exemplaar van je publicaties (samen met het persbericht). Heemkundige kringen merken de volgende lokale perskanalen op: lokale wekelijkse reclameblaadjes, de Streekkrant, lokale nieuwspagina’s in kranten, de plaatselijke radio en tv, het parochieblad, …

Voer je activiteiten ook in op de cultuurdatabank. Zo vindt men je activiteit o.a. terug op www.cultuurnet.be, maar ook allerhande lokale, regionale en nationale media gebruiken de cultuurdatabank als basis voor hun culturele agenda’s.

Politiek:

Lokale politici zijn belangrijk voor veel heemkundige kringen en lokale musea. Informeer hen stelselmatig over de ontwikkelingen van je heemkring.

Publiek:

Om de werking en activiteiten bekend te maken zijn er heel wat externe communicatiemiddelen die een heemkring kan aanwenden.
Om de activiteiten van je heemkundige kring bekend te maken is het allereerst belangrijk deze te promoten bij de eigen leden. Dit kan in het eigen tijdschrift of een aparte nieuwsbrief, maar ook via persoonlijke briefings. Een e-mail met een kort overzicht van de volgende activiteiten waarvoor de leden persoonlijk worden uitgenodigd, is een betaalbaar alternatief. De leden zonder e-mailadres kan men een brief sturen. Onderschat het belang van persoonlijke contacten niet. Zo kan het aangewezen zijn om bij de lagere scholen die je wil bereiken met een specifieke rondleiding voor kinderen, de directeurs en leraars persoonlijk aan te spreken.

Door samen te werken met de gemeente kan je via de website van de gemeente en het gemeentelijk informatieblad bekendheid verwerven. Door mee te doen aan grote publieksmanifestaties als de Erfgoeddag, de Open Monumentendag en de Nacht van de Geschiedenis krijgt men publiciteit in de brochures en op de websites van deze evenementen die een grote persbelangstelling krijgen. Je kan ook inspelen op lokale activiteiten en bijvoorbeeld uitgerekend gedurende de dorpskermis een tentoonstelling organiseren. Succes gegarandeerd. Je kan bijvoorbeeld ook vragen aan de gemeente of de heemkring een voorstelling van de lokale geschiedenis mag geven tijdens het verwelkomingsmoment van nieuwe inwoners. De burgemeester nodigt dan nieuwe inwoners uit om kennis te maken met de gemeentelijke diensten. Dit is een ideale kans om de nieuwe inwoners kennis te laten maken met je heemkring.

Om de activiteiten bekend te maken in de eigen regio kan je er ook voor kiezen een blaadje of flyertje in alle brievenbussen van de gemeente te verspreiden. Flyers kan men bijvoorbeeld ook leggen bij bakkers, beenhouwers, in banken, krantenwinkels, dokterspraktijken en in de bibliotheek. Een advertentie in de Streekkrant is een andere mogelijkheid. Soms kan je gratis je activiteit aankondigen in de cultuurkalenders van reclameblaadjes. Voor het bekendmaken van een tentoonstelling kan je ervoor opteren een affiche aan te maken. Men kan deze bijvoorbeeld ophangen in cafés, winkels en bij dokters.

Mond-tot-mond reclame werkt altijd het best. Als men vaste data hanteert, bijvoorbeeld voor de jaarlijkse tentoonstelling, dan worden deze data beter onthouden en doorverteld. Als men tevreden was van een vorige activiteit zal men ook vlugger vragen aan een buurvrouw om mee te gaan naar een volgende activiteit. Bij dit alles is het eigenlijk belangrijk zo divers mogelijke kanalen te zoeken om de boodschap bekend te maken. Hoe meer men iets ziet, hoe beter men het onthoudt. Het komt er dus op aan een mix van verschillende communicatiemiddelen te hanteren. Sommige communicatiemiddelen hebben immers eerder de bedoeling om belangstelling op te wekken (vb. affiches) en andere media hebben een eerder informerend of overtuigend karakter. Onderken bijvoorbeeld het overtuigend karakter van het persoonlijk uitnodigen niet.

Je kan ook een folder maken om de werking van de heemkring bekend te maken. In die folder moeten de volgende zaken vermeld worden: de doelstellingen van de heemkring, het soort activiteiten die georganiseerd worden, de inhoud van de publicaties, hoe men lid kan worden, de contactgegevens en eventueel de samenstelling van het bestuur. Bedenk vooral wat je te bieden hebt aan de mensen die je wilt bereiken. Probeer dit zo eenvoudig mogelijk te verwoorden. Mooie foto’s zijn heel belangrijk om de aandacht te trekken. Een wervelende slogan op de voorpagina van de folder is ook een leuk idee. Dergelijke folders kan men op dezelfde manier verspreiden als flyers (zie hierboven), maar ook bijvoorbeeld in plaatselijke musea, in het gemeentelijk archief, bij de dienst toerisme, in het cultureel centrum, … en op de activiteiten van de heemkring zelf natuurlijk. Je kan ook vragen aan de gemeente om die folder aan nieuwe inwijkelingen te geven. Pas de folder aan als hij niet meer up-to-date is.

Maak een mooie website voor je heemkundige kring. Zoek een lid of bestuurslid die dit kan of er zich in wil bekwamen. Discussieer met het bestuur over de inhoud van de website. Bezoek sites van andere kringen om inspiratie op te doen. Men kan heel veel zaken op een site zetten: een korte geschiedenis van de gemeente met bijhorende afbeeldingen, een geschiedenis van de vereniging, inhoudstafels van tijdschriften, de lijst van de consulteerbare boeken in het documentatiecentrum, oude artikels, samenstelling van het bestuur, … Het is evenwel vooral belangrijk de werking van de heemkring kenbaar te maken en dus de doelstellingen, de activiteiten, de inhoud van de publicaties en de voorwaarden voor het lidmaatschap duidelijk te vermelden. Vergeet ook niet expliciet aan te geven wie men kan contacteren om lid te worden. Bij de meeste providers van e-mailaccounts krijgt men ook plaats voor een webstek aangeboden. Denk bij het ontwerp van de website aan de gebruiksvriendelijkheid en maak de website aantrekkelijk door afbeeldingen en een mooie, maar eenvoudige vormgeving. Zorg er voor dat de website regelmatig aangepast wordt. Vraag dat men een link legt vanuit de websites heemkunde.start.be, heemkunde.2link.be en erfgoedkaart.be. Vergeet dit ook niet te vragen aan Heemkunde Vlaanderen vzw en de betreffende provinciale koepelvereniging voor heemkunde.

Probeer ook met interne communicatiemiddelen een wij-gevoel te creëren en probeer systematisch dezelfde boodschap naar buiten te brengen. Stuur verslagen en infomails naar de werkende leden zodat iedereen op de hoogte is van alle activiteiten en campagnes naar bepaalde doelgroepen toe.

7. Bepaal het budget

Ga na welke taken moeten worden uitgevoerd en welke kosten hieraan vasthangen. Bekijk of deze kosten te dragen zijn door de vereniging. Anders moet je andere keuzes maken. Het is niet omdat een kring geen of bijna geen budget heeft dat er geen goede externe communicatie kan gevoerd worden.

8. Zorg voor de uitvoering en de timing

Maak een draaiboek waarin staat wie wat wanneer zal uitvoeren.

9. Evalueer

Ga na of de gestelde doelstellingen werden bereikt. Bezochten bijvoorbeeld twee klassen uit de lagere school de laatste tentoonstelling? En waren de leerkrachten tevreden?
Stuur altijd bij.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.