Hoe verzorg je de boekhouding van heemkundige kringen die vzw’s zijn?

De boekhoudkundige regels van de nieuwe vzw-wetgeving zijn van toepassing vanaf 1 januari 2006. Dus vanaf dan moet de boekhouding officieel op die manier worden gevoerd en in 2007 moet de jaarrekening van 2006 worden ingediend bij de griffie van de rechtbank van koophandel.

Heemkundige kringen kunnen als kleine vzw’s een vereenvoudigde boekhouding bijhouden. De jaarrekening en de nieuwe begroting moeten binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd worden. Enkel de goedgekeurde jaarrekening moet elk jaar neergelegd worden bij de griffie van de rechtbank van koophandel van het arrondissement waar de heemkring haar maatschappelijke zetel heeft. Hieronder wordt ook uitgelegd wat een jaarrekening allemaal moet bevatten, maar eerst een woordje uitleg over wat de heemkring allemaal moet bijhouden.

De vzw moet allereerst een dagboek bijhouden. Iedere verrichting die betrekking heeft op mutaties in contant geld of op rekeningen moet onmiddelijk en naar tijdsorde worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek dat het model moet volgen welke de wet voorschrijft. Het dagboek moet genummerd zijn en geïdentificeerd zijn door de naam van de vereniging. Het mag niet losbladig zijn. Bij het eerste gebruik van het dagboek (en vervolgens ieder jaar) moet dit ondertekend worden door de personen die de vereniging ten aanzien van derden vertegenwoordigen. Er mogen geen witte vakken, noch weglatingen voorkomen. Bij correcties moet de oorspronkelijke boeking zichtbaar blijven. Men moet de originele dagboeken tien jaar bewaren nadat ze werden afgesloten. Voor iedere boeking in het dagboek moet de vereniging een verantwoordingsstuk bijhouden. Wanneer bijvoorbeeld de rekening gedebiteerd wordt voor de betaling van een leverancier, dan moet de factuur bewaard worden. Ieder verantwoordingsstuk moet ook gedagtekend zijn. Deze verantwoordingsstukken moeten ook tien jaar bewaard worden. (Documenten die geen bewijs vormen naar derden toe moet de heemkring slechts gedurende drie jaar bewaren.) Voor dit dagboek is het dus belangrijk dat het vooropgestelde stramien gevolgd wordt. Dit mag wel aangepast worden aan de aard en de omvang van de activiteiten van de vereniging. Als er bijvoorbeeld maar één bankrekening is, mag de tabel met de tweede bankrekening worden weggelaten. De boekhouding kan ook gerust op PC worden ingebracht. De dagboeken moeten dan wel worden uitgeprint en na elkaar in een boek worden geplakt.

Begrippen

Uitgaven:

  • Goederen en diensten: Het betreft alle uitgaven voor goederen of diensten die rechtstreeks verband houden met de exploitatie van de vereniging. Die goederen en diensten worden aangekocht om terug door te verkopen. (Bv. kosten voor aankoop of aanmaak boeken, tijdschriften en/of jaarboeken, catalogi,… die rechtstreeks worden doorverkocht).
  • Bezoldigingen: Onder deze rubriek vallen alle uitgaven met betrekking tot personeel, m.a.w. er dient sprake te zijn van een arbeidsovereenkomst. Van zodra er een arbeidsovereenkomst voorhanden is, speelt het geen rol of de uitgave betrekking heeft op bestuurders, directiepersoneel, bedienden of arbeiders. Is er echter geen sprake van een arbeidsovereenkomst (bv. kostenvergoeding bestuurders,…) dan ressorteren de uitgaven in dit kader onder de rubriek “Diensten en diverse goederen”.
  • Diensten en diverse goederen: Alle uitgaven van de vereniging die niet onder de rubriek “Goederen en diensten” of “Bezoldigingen” vallen, moeten onder deze rubriek worden opgenomen. Dit zijn uitgaven die wel bijdragen tot de goede werking van de vereniging, maar die geen aanleiding geven tot verkoop. Het betreft hier o.a. alle uitgaven voor energie, huur, internet, telefoon, public relation, verzekeringen, secretariaat, vervoer, onderhoud en herstellingen, …. maar ook de kosten voor de uitgave van het tijdschrift als de leden dit gratis verkrijgen en dus geen afzonderlijk abonnementgeld betalen.
  • Andere uitgaven: Hieronder worden alle uitgaven opgenomen die niet onder één van vorige rubrieken zijn onder te brengen. We denken hier o.a. aan: belastingen, SABAM, milieuheffingen, accijnzen, financiële kosten…

Ontvangsten:

  • Lidgelden: Het lidgeld hier bedoeld is de bijdrage die iemand betaalt om deel uit te maken van de vereniging, zonder daarom in de juridische betekenis van het woord “lid” te zijn (d.i. deel uitmaken van de algemene vergadering van de vereniging).
  • Schenkingen en legaten: Gaan meestal uit van een privé-persoon, zowel natuurlijk als rechtspersoon, en zijn meestal ad hoc zonder systematiek.
  • Subsidies: Gaan eerder uit van een overheid, zijn gebaseerd op een overheidsreglementering, meestal systematisch en soms ook voorwaardelijk mits men voldoet aan bepaalde criteria.
  • Andere ontvangsten: Alle ontvangsten die in geen van de drie voorgaande rubrieken thuishoren: inkomgelden activiteiten, ontvangen huurgelden, financiële opbrengsten, …

Inventaris en jaarrekening

Eenmaal per jaar moet de heemkring een inventaris opmaken van al zijn bezittingen, vorderingen, schulden en verplichtingen van welke aard ook. De vzw moet dus nagaan welke goederen ze heeft en moet deze ook op een correcte manier waarderen. De raad van bestuur beslist op welke wijze de waarderingen zullen gebeuren. De waarderingsregels moeten worden opgenomen in de toelichting die bij de jaarrekening gevoegd moet worden. De waarderingsregels en de toepassing ervan moeten dezelfde blijven voor verschillende boekjaren. Een uitzonderlijke wijziging van de regels moet vermeld en verantwoord worden in de toelichting bij de jaarrekening waarin de wijziging plaatsvond. Men kan bijvoorbeeld opteren voor een schatting van de waarde van de goederen op dat moment. Een andere regel zou zijn dat men de aankoopprijs als waarde neemt.

Hierbij nog even een overzicht van de jaarrekening en alle documenten die dit moet bevatten. De jaarrekening omvat een staat van ontvangsten en uitgaven en een toelichting. Deze jaarrekening wordt in euro opgesteld, zonder het gebruik van decimalen.

De staat van ontvangsten en uitgaven vloeit eigenlijk voort uit het dagboek. Dit moet ook volgens een vastgelegd stramien gebeuren. Het is strikt verboden om twee bedragen met elkaar te compenseren.

De toelichting moet bepaalde cijfers verduidelijken en een staat van het vermogen van de vereniging geven. De volgende zaken moeten worden opgenomen:

  • de waarderingsregels waarmee de inventaris is opgesteld
  • mededeling van de aanpassing van de waarderingsregels en motivatie
  • bijkomende inlichting bij cijfers waar nodig
  • motivatie waarom gehuurde goederen of goederen die de vzw in bruikleen heeft niet significant zijn en dus niet opgenomen zijn in de staat van het vermogen
  • motivatie waarom een bezitting moeilijk waardeerbaar is en dus enkel pro memorie is opgenomen in de staat van het vermogen
  • mededeling van belangrijke rechten en/of verplichtingen die niet uit de cijfers kunnen worden afgeleid, maar die toch een belangrijke invloed kunnen hebben op de financiële toestand van de vereniging

Bij de toelichting moet de staat van het vermogen worden toegevoegd. Deze vloeit voort uit de inventaris. Hiervoor bestaat er ook een model. Men moet eigenlijk een volledig overzicht geven van alle goederen die de vereniging bezit bij het afsluiten van het boekjaar. Moeilijk waardeerbare goederen moeten pro memorie worden opgenomen (in toelichting verduidelijken). Geleende of gehuurde goederen moeten worden opgenomen als de raad van bestuur oordeelt dat de bewuste goederen significant zijn, anders moeten ze in de toelichting opgenomen worden. De staat van het vermogen bevat de volgende zaken:

Bezittingen:

  • Onroerende goederen: Volle eigendom betekent dat de vereniging er eigenaar van is. ‘Andere’ zijn onroerende goederen waar men geen eigenaar van is, maar toch het volle gebruikersrecht over heeft op basis van een contract (bv. vruchtgebruik, erfpacht, leasing…).
  • Machines, roerende goederen en rollend materieel.
  • Stocks: voorraad. Dit zijn alle goederen die tijdens het boekjaar werden aangekocht in het kader van de exploitatie en die op het einde van het boekjaar nog aanwezig zijn in de vereniging.
  • Schuldvorderingen: Dit zijn alle vorderingen waarover de vereniging kan beschikken.
  • Geldbeleggingen en liquiditeiten: Geldbeleggingen zijn financiële middelen die belegd zijn met het oog op financiële opbrengsten (termijnrekening, kasbons, kapitalisatiebons, staatsobligaties, …). Liquiditeiten zijn financiële middelen die onmiddellijk beschikbaar zijn (zichtrekening, kas, …).
  • Andere activa: Dit zijn activa waarvan de vereniging eigenaar is en die niet onder vorige rubrieken konden ondergebracht worden. Bijvoorbeeld briefpapier dat op het einde van het boekjaar nog niet is opgebruikt.

Schulden:

Er dient een onderscheid gemaakt tussen:

  • Financiële schulden
  • Schulden ten aanzien van leveranciers
  • Schulden ten aanzien van leden
  • Fiscale, salariële en sociale schulden
  • Andere schulden

Bij de opmaak van de inventaris zal men moeten nagaan of de schuld vaststaand en nog opeisbaar is. Als dit niet het geval is, moet de schuld niet opgenomen worden.

Rechten:

Het gaat over rechten waarover de vereniging beschikt die een belangrijke invloed kunnen uitoefenen op de financiële toestand van de vereniging. De rechten worden opgedeeld in drie categorieën:

  • Beloofde subsidies
  • Beloofde schenkingen
  • Andere rechten: vb. het recht van gebruik van gebouwen of infrastructuur

Verplichtingen:

Ook hier geldt dat verplichtingen moeten worden opgenomen indien zij een belangrijke invloed kunnen hebben op de financiële toestand van de vereniging.

  • Hypotheken en hypotheekbeloften
  • Gegeven waarborgen
  • Andere verbintenissen

Mocht je nog vragen hebben i.v.m. het voeren van de boekhouding van je kring dan kan je steeds terecht bij Daphné Maes, tel. 015/20 51 74.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.