Hoe maak ik een inventaris van een archief?

Voor de inventarisatie van een archief moet je enkele stappen overlopen. Hieronder vind je een beknopte uiteenzetting van de verschillende stappen.

1. Bestudeer eerst de archiefvormer

De archiefvormer is de persoon of organisatie die het archief heeft gecreëerd bij de uitoefening van zijn of haar activiteiten. Denk aan bijvoorbeeld een gemeentebestuur, een amateurtoneelgezelschap of een kerkfabriek. Met een goede kennis van de archiefvormer kan je het archief beter inventariseren. Bestudeer vooral de activiteiten van de archiefvormer.

2. Bewaar de integriteit van het archiefbestand

Een archiefbestand bestaat alleen uit archiefstukken. Verwijder daarom voorwerpen en documentatie. Ook archiefstukken van andere archiefvormers moet je uit het archief verwijderen. Het parochiearchief mag je dus niet vermengen met het gemeentearchief.

3. Hoe selecteren?

Nutteloze documenten zonder je af. Denk bijvoorbeeld aan dubbels of stukken die niets te maken hebben met de archiefvormer. Verder moet je materialen verwijderen die schade kunnen toebrengen aan de documenten, zoals plastiek en metaal. Het is ook belangrijk om het archief te ontstoffen.

4. Hoe ordenen

Hou zoveel mogelijk rekening met de orde van de archiefvormer. Behoud de oorspronkelijke orde als die een zekere logica heeft. Neem nu een chronologisch geordende briefwisseling. Het is zinloos om zo’n archiefbestand anders te ordenen.

Een archiefbestand deel je op in een stamboomstructuur. Op het hoogste niveau kan je het archief indelen volgens de organisatievorm of de activiteiten van de archiefvormer. Op de lagere niveaus heb je de keuze uit een ordening volgens:

  • het soort archiefstuk: brieven, rekeningen…
  • het onderwerp
  • de behandelde zaak (bvb. dossiers bij de organisatie van een reis)
  • de datum
  • alfabetisch (indien de oude orde zo was)

5. Beschrijven, nummeren en dateren

Bij de beschrijving van de archiefstukken moet je een gulden middenweg vinden tussen een vage en een te uitgebreide beschrijving. Omschrijf de inhoud van het stuk zo beknopt mogelijk, maar vermeld wel relevante informatie zoals de handeling, het onderwerp en de betrokken personen en organisaties en de lokalisatie in de ruimte.

Geef elk archiefstuk een nummer. Gebruik een doorlopende nummering (niet 4a, 4bis) met enkel cijfers. Vermeld om welk soort archiefdocument het gaat: brief, akte, dossier.

Dateer het archiefdocument volgens het ontstaan van het document. Meestal volstaat het jaartal. Benader de datering zo precies mogelijk als je geen concrete datum op het stuk vindt.

Ten slotte kan je het ontwikkelingsstadium vermelden. Dit geeft in welke fase het document is opgemaakt. Voorbeelden van ontwikkelingsstadia zijn: klad, concept en kopie. Bij een origineel moet je het ontwikkelingsstadium niet vermelden.

Leestip

‘Aan de slag met archief en documentatie’ is een aanrader voor iedereen met interesse voor archief en documentatie. Deze brochure zit boordevol tips voor het goed beheer van een collectie archief en documentatie.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.