Bladwijzer 17: wegwijs met Heemkunde Vlaanderen augustus 2016 • 17

Een goede collectiebeschrijving is niet alleen noodzakelijk voor een goed beheer van je collectie, maar ook voor de doorzoekbaarheid ervan. Een beschrijving van het geheel en de delen geeft je reeds een overzicht van je collectie, maar hiernaast is ook een goede beschrijving per voorwerp gewenst. Het achterhalen van de gegevens die het verhaal achter elk voorwerp vertellen (bijvoorbeeld het gebruik en de herkomst), vereist echter kennis. Als deze kennis aanwezig is in kleine collectiebeherende organisaties, zit ze vaak verspreid bij verschillende medewerkers. Zij dienen samen te werken bij de beschrijving, niet alleen om ze zo volledig mogelijk te krijgen maar ook te verzekeren dat gelijkaardige voorwerpen een gelijkaardige beschrijving krijgen, en geen verschillende.

Een gelijkaardige beschrijving voor gelijkaardige voorwerpen veronderstelt het gebruik van dezelfde termen. Als je voor de beschrijving van een voorwerp bijvoorbeeld een dialectwoord in plaats van een gestandaardiseerde term gebruikt, zal je het voorwerp nog wel terugvinden in de collectiecatalogus maar mogelijk andere medewerkers niet wanneer zij bij het zoeken andere dialectwoorden gebruiken. Bovendien beperkt een dialect zich steeds tot een bepaalde regio, waardoor het gebruik van dialectwoorden in collectiebeschrijvingen de collecties ontoegankelijk maakt voor geïnteresseerden van buiten de regio. Dit is slechts één voorbeeld waarom je in je collectiebeschrijving steeds moet gebruikmaken van gestandaardiseerde termen zoals die zijn vastgelegd in een thesaurus.

Het normaliseren van je collectiebeschrijving met een geschikte thesaurus is echter een tijdrovende en foutgevoelige taak. Vaak moet je immers eerst voor iedere term de juiste schrijfwijze in de thesaurus opzoeken en deze vervolgens handmatig overnemen in je collectiebeheersysteem. Bovendien zijn thesauri geen statisch gegeven. Ze evolueren doordat ze verder worden uitgebreid en geactualiseerd. Hierdoor loop je al snel het risico dat je termenlijst veroudert. Bovendien wil je je collectiedata mogelijk niet enkel doorzoekbaar maken, maar ze ook verrijken met bijkomende contextuele informatie.

In dit artikel gaan we op zoek naar het antwoord op de volgende vragen: hoe kun je het gebruik van een thesaurus bij het beschrijven van je collectie vereenvoudigen, en ze minder arbeidsintensief en foutgevoelig maken? Biedt het gebruik van Linked Open Data thesauri hiervoor een oplossing? En hoe doe je dat dan in de praktijk?