Hoe gaat men het best te werk bij het oprichten van een heemkundige kring?

Een mogelijk begin

Start rond iets concreets dat resultaat op middellange termijn oplevert (een tentoonstelling, de geschiedenis van een lokale vereniging,…). Rond concrete doelstellingen kan je mensen die hetzelfde willen motiveren en door de realisatie van dat project zijn ze opnieuw gemotiveerd om een volgende project aan te pakken.

Contacteer een aantal geïnteresseerden en breng ze samen

Je kan eventueel ook een oproep publiceren in een lokaal blad (gemeentelijk informatieblad, lokaal reclameblad, …). Ga na of er bereidheid en enthousiasme is om rond heemkunde samen te werken in verenigingsverband. Men moet ook bereid zijn om er tijd voor uit te trekken. Je kan ook klein beginnen met een groepje dat goed overeenkomt en waarvan de leden dezelfde interesses hebben. Ze moeten kunnen overleggen en elk afzonderlijk taken op zich kunnen nemen. Conflicten moeten kunnen worden uitgepraat. Voor de samenstelling van het bestuur kan het goed zijn te denken aan mensen met heemkundige kennis en mensen met kennis van public relations, informatica en boekhouding, aan licentiaten geschiedenis, maar ook bijvoorbeeld aan mensen die heel goed zijn in het opknappen van klusjes. Gebruik iedereen vanuit zijn eigen invalshoek, kennis en interesse. Zoek ook jonge mensen als leden en bestuursleden, zo verzeker je het voortbestaan van de kring.

Zoek informatie

Neem contact op met naburige kringen en vraag hoe een kring werkt, hoe zij het gedaan hebben en wat hun problemen zijn. (Eventueel kan je je bij hen aansluiten. Het is volgens sommigen niet nodig dat er in elk dorp een heemkundige kring opgericht wordt. Je kan ook als werkgroep de geschiedenis van het dorp opzoeken en dan bij een bestaande overkoepelende kring publiceren. Dit moet je zelf beslissen). Contacteer ook Heemkunde Vlaanderen vzw en de provinciale koepelvereniging voor heemkunde. Ga op zoek op het internet, waar je verschillende websites van heemkundige kringen kan vinden die heel veel vertellen over hun werking.

Formuleer je doelstellingen

Na het uitwerken van een eerste concrete item moet je ook eens de tijd nemen om met het bestuur te overleggen over de richting waar je met je heemkundige kring naar toe wilt. Welke thematische invalshoek ga je nemen? Bespreek dus wat het fundament van de werking van je heemkundige kring zal zijn. Vertrek vanuit de interessepunten van de personen uit de groep waarmee je van start gaat. Beperk je ook hiertoe in eerste instantie en specialiseer je er in. Het is belangrijk dat de bestuursleden enthousiast zijn en allen achter de doelstellingen van de heemkring staan. Zet deze doelstellingen ook op papier.

De functies van voorzitter, secretaris en penningmeester moeten passend worden ingevuld.

Denk aan de financiële leefbaarheid van je heemkundige kring

Vraag lidgeld aan de leden (zoek ook steunende leden) en ga na of je subsidies kan verkrijgen. Neem zeker contact op met de gemeente en probeer een opstartpremie te verkrijgen. Overtuig hen van het belang van een heemkundige kring als ambassadeur voor de gemeente. Met de uitgave van goede boeken kan je geld verdienen, maar ze vragen natuurlijk ook een investering (en daarom moeilijk haalbaar voor een beginnende heemkundige kring zonder startkapitaal).

Lees ook zeker ons artikel over het aanvragen van subsidies: Waar kan ik subsidies aanvragen?

Ga je op zoek naar een eigen lokaal

Daar kan het documentatiemateriaal verzameld worden (zo zal dit ook blijvend beschikbaar zijn en wordt het niet versnipperd). Ga na of de gemeente hier niet kan bijspringen.Verzamel en orden alles in verband met je werkgebied: folders, plaatselijke kranten, foto’s, prentkaarten, oude kaarten, boeken… Leg zeker contacten met de plaatselijke openbare bibliotheek. Probeer overeen te komen dat jullie de boeken over kunnen nemen die zij afvoeren i.v.m. (plaatselijke) geschiedenis. Er kunnen ook andere afspraken gemaakt worden met de bibliotheek. Zo kan er bijvoorbeeld een “heemkundig” rek worden voorzien waar deze historische publicaties een plaats kunnen krijgen en waarvoor de heemkring ook eventuele aanwinsten kan aanbevelen.

Werk niet enkel op jezelf

Zorg dat je ook met iets naar buiten komt. Enkel werken op jezelf maakt het voortbestaan van een heemkundige kring moeilijk. Probeer bijvoorbeeld een of andere publicatie uit te geven. Zo komen de mensen te weten dat je bestaat en krijgen de leden ook iets voor hun lidgeld. Ga wel pas van start met een tijdschrift als je voldoende artikels of onderwerpen in voorraad hebt voor één of twee volledige jaargangen. Anders is je tijdschrift een doodgeboren kind. Een tijdschrift moet ook met de nodige zorg worden uitgegeven: het is immers het uithangbord van je vereniging. Ga na of je voor publieksmomenten niet kan samenwerken met andere verenigingen (vb. het Davidsfonds, de KVLV, …).

Denk aan promotie

Vraag om de aankondiging van de start van de heemkundige kring en later van de activiteiten te laten opnemen in het gemeentelijk informatieblad. Probeer een vertrouwensrelatie op te bouwen met journalisten van de lokale pers. Eenmaal je goed van start bent gegaan, kan je denken aan een folder of mededelingsblaadje. Dit kan je bijvoorbeeld in alle brievenbussen van je werkgebied verspreiden of ter beschikking leggen op veel bezochte plaatsen (dus niet alleen in de bibliotheek en het postkantoor, maar ook bij bakkers, slagers, dokters, in cafés, …). Denk dan wel aan een opvallende vormgeving. Als je een ledenvereniging bent, moet je werk maken van de persoonlijke contacten met de leden zodanig dat er echt een band is met de lokale gemeenschap. De leden kunnen bijvoorbeeld jaarlijks bezocht worden om het lidgeld te ontvangen.

Denk erover een vzw te worden

Dit is vooral interessant als je (veel) materiaal in eigendom begint te krijgen en geregeld activiteiten organiseert. Bij een feitelijke vereniging ben je als bestuurslid immers hoofdelijk verantwoordelijk en als zodanig persoonlijk aansprakelijk. Je moet best wel al een tijdje gestart zijn, zodat je een vast bestuur hebt en dit niet telkens opnieuw moet laten veranderen. De formaliteiten schrikken misschien wat af, maar maak zeker de overweging in relatie tot de werking van de heemkundige kring.

Wees geloofwaardig

Zorg ervoor dat je als heemkundige kring geloofwaardig bent en dat verkregen materiaal teruggegeven wordt indien het ontleend werd. Schrijf schenkers ook zeker een bedankingsbrief, zodat deze zeker zijn dat hun donatie niet in een privé-verzameling terecht komt. Weer echte verzamelaars, die enkel materiaal zouden zoeken voor zichzelf, uit uw bestuur. Zoek bestuursleden die een eigen inbreng hebben en die ervoor openstaan om in groepsverband samen te werken.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.