De nieuwe vzw-wet (II)

In het vorige nummer van de Binnenkrant (maart 2004) werden de voornaamste wijzigingen ingevolge de nieuwe vzw-wet opgesomd. Tevens werd een model van statuten conform aan deze nieuwe wetgeving gepubliceerd. Wij willen nu even dieper ingaan op de verplichtingen met betrekking tot het financieel beleid van de vereniging, de fiscale en boekhoudkundige verplichtingen van de vzw’s als gevolg van de nieuwe wetgeving.

1. Jaarrekening en begroting

Artikel 17 §1 stipuleert dat ieder jaar en ten laatste binnen de zes maanden na de afsluitingsdatum van het boekjaar de raad van bestuur de jaarrekening van het voorbije boekjaar en de begroting van het volgende boekjaar ter goedkeuring aan de algemene vergadering dient voor te leggen. Tevens bepaalt ditzelfde artikel dat de jaarrekening van het voorbije boekjaar dient opgemaakt overeenkomstig de wettelijke bepalingen.

Dit is in feite geen nieuwe verplichting. Ook in het verleden sprak de wet reeds over het jaarlijks opmaken van rekeningen en begroting voor een vzw. Nieuw is wel dat het niet langer volstaat om rekeningen op te maken, doch dat nu vereist is een jaarrekening op te maken, wat op zich veel uitgebreider is dan het opmaken van rekeningen. Door het begrip rekening te verruimen tot jaarrekening bepaalt de wetgever immers dat er heel wat meer informatie vereist is dan enkel een overzicht van alle ontvangsten en uitgaven van het jaar. In het verleden was de rekening namelijk meestal beperkt tot een staat van ontvangsten en uitgaven. In die zin volstond dan ook een gewone kasboekhouding onder welke vorm ook. Dit volstaat nu niet meer. De wetgever heeft een stramien uitgewerkt dat strikt dient te worden gevolgd.

Wat de jaarlijkse begroting betreft, is in dit artikel geen enkele aanduiding te vinden omtrent de vorm en de inhoud van deze begroting. Ze dient enkel door de raad van bestuur te worden opgemaakt binnen de zes maanden volgend op de afsluiting van het boekjaar en ter goedkeuring aan de algemene vergadering te worden voorgelegd. Met het oog op relevantie, duidelijkheid en vergelijkbaarheid van de informatie is het wel aan te raden dat de begroting op dezelfde wijze is opgemaakt als de staten waaruit de jaarrekening bestaat. Dit is enkel een advies, het staat elke vereniging vrij dit al dan niet op te volgen.

Op de griffie van de rechtbank van koophandel wordt een dossier gehouden voor iedere Belgische vzw die haar zetel heeft in het arrondissement. De jaarrekening, opgemaakt volgens de bepalingen van artikel 17, maakt integraal deel uit van dit dossier (samen met de stukken zoals vermeld in deel I van vorige Binnenkrant p. 15-16). Dit kadert in de wens naar meer transparantie. Zo kan eenieder kosteloos kennis nemen van de neergelegde stukken.

2. Kleine en grote verenigingen

Op basis van de nieuwe wetgeving kan men de verenigingen onderverdelen in drie categorieën: kleine, grote en heel grote verenigingen.

Kleine vzw’s zijn deze die geen enkel of slechts één van de volgende drie criteria overschrijden:

  • een equivalent van vijf voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister (KB nr. 5 van 23 oktober 1978)
  • in totaal 250.000 euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten (excl. BTW)
  • een balanstotaal van 1.000.000 euro

Zijn ten minste twee van de hierboven vermelde criteria bij de afsluiting van het boekjaar op de vzw van toepassing, dan wordt deze beschouwd al een grote vzw. In dit geval is de vereniging verplicht een dubbele boekhouding te voeren. Zijn daarentegen geen twee van de hierboven vermelde criteria van toepassing bij de afsluiting van het boekjaar, dan mag de vereniging een vereenvoudigde boekhouding voeren. Deze moet evenwel tenminste betrekking hebben op de mutaties in contant geld of op de rekeningen en dient te worden gevoerd volgens een door de koning vastgelegd model. Deze boekhouding moet gevoerd worden ten laatste vanaf 1 januari 2005 (voor vzw’s die vóór 1 januari 2004 rechtspersoonlijkheid verworven hebben).

Gezien de meeste van onze verenigingen tot de categorie van de kleine vzw’s behoren, zullen wij het in deze bijdrage dan ook uitsluitend hebben over de vereenvoudigde boekhouding. Niets belet evenwel dat een kleine vzw ook kiest voor een dubbele boekhouding. In dit geval moet dit wel gebeuren in minimum drie opeenvolgende jaren en volgens het model zoals van toepassing op de grote verenigingen. Wie meer informatie wenst met betrekking tot een grote of heel grote vzw, kan met zijn vragen steeds terecht op ons secretariaat.

De vereenvoudigde boekhouding in de kleine vzw

De boekhoudkundige verplichtingen voor kleine vzw’s werden vastgesteld bij KB van 26 juni 2003 (Belgisch Staatsblad , 11 juli 2003, ed. 2).
Dit KB stipuleert dat de verrichtingen die betrekking hebben op mutaties in contant geld of op rekeningen, zonder vertraging, getrouw en volledig en naar tijdsorde moeten worden ingeschreven in een ongesplitst dagboek. De boekhouding dient derhalve alle verrichtingen te omvatten voor zover deze betrekking hebben op geldmutaties, m.a.w. enkel de kasstromen (uiteraard ook de mutaties van de financiële rekeningen) dienen geregistreerd. Men kan derhalve ook spreken van een kasboekhouding.

Het KB voorziet in een minimumschema. Dit impliceert dan ook dat elke vereniging volgens de aard en de omvang van haar activiteiten dit schema kan aanvullen en uitbreiden. Anderzijds kunnen dan ook rubrieken uit het minimale schema, die voor een vereniging irrelevant zijn, worden weggelaten. Volgens de Commissie voor Boekhoudkundige Normen is een eerste en fundamentele vereiste dat de boekhouding moet overeenstemmen met de werkelijkheid van de vzw en dat de daarin opgenomen boekingen de gezamenlijke verrichtingen en feiten uitdrukken die in de boekhouding moeten worden opgenomen en overeenstemmen met de werkelijkheid van de verrichtingen die zij weergeven.

Concreet zal er een dagboek met verantwoordingsstukken moeten bijgehouden worden. De aldus gevoerde boekhouding leidt tot een jaarlijkse staat van ontvangsten en uitgaven, die moet aangevuld worden met een jaarlijkse staat van het vermogen uitgaande van de volledige inventaris van de bezittingen, de rechten, de schulden en de verplichtingen van welke aard ook van de vereniging.

Het KB van 26 juni 2003 werkt de voormelde principes uit, en voegt er drie bijlagen aan toe:

  • Bijlage A : Een genormaliseerd minimaal model van dagboek
  • Bijlage B : Een genormaliseerd minimaal schema van de staat van ontvangsten en uitgaven
  • Bijlage C : Een schema van de bijlage:
    1. samenvatting van de waarderingsregels
    2. aanpassing van de waarderingsregels
    3. bijkomende inlichtingen
    4. genormaliseerd minimaal schema van de staat van het vermogen
    5. belangrijke rechten en verplichtingen die niet in cijfers kunnen worden weer-
      gegeven
Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in Varia.