Collecties duurzaam registreren in een rekenblad

Hoewel databanken stilaan ook bij heemkundige kringen ingeburgerd geraken, is voor veel heemkundigen Excel nog steeds applicatie nummer één om erfgoedcollecties te inventariseren en te beschrijven.

Eigenlijk spreken we beter over een rekenblad, maar de overgrote meerderheid gebruikt één specifiek computerprogramma, namelijk Microsoft Excel. Hoewel, de voorbije jaren zijn er met LibreOffice Calc en Google Spreadsheet twee alternatieven opgedoken met een groeiende groep gebruikers.

De reden voor het succes van rekenbladen is eenvoudig: Je vindt het programma op elke pc of laptop terug. Gegevens in rekenbladen zijn makkelijk doorzoekbaar, sorteerbaar en filterbaar. Een kopie van je collectie-inventaris is snel gemaakt en je kan hem meteen delen met je collega’s en andere geïnteresseerden.

Maar inventarissen in rekenbladen zorgen ook voor heel wat hoofdbrekens, vooral bij mensen die ze willen hergebruiken voor hun eigen onderzoek, of bij mensen die ze moeten omtoveren tot een mooie website of databank. Gebruikers raken moeilijk wijs uit de precieze betekenis van gegevens in je rekenblad. En op die website lijken willekeurige karakters verwisseld te zijn met de vreemdste tekens.

In veel gevallen is de oorzaak dat we rekenbladen te complex maken en er vanuit gaan dat gebruikers over heel wat impliciete kennis beschikken om het rekenblad te interpreteren – kennis die voor de maker evident is, maar voor de gebruiker natuurlijk niet altijd. Maar vaak is de oorzaak ook dat we rekenbladen opslaan in bestandsformaten die enkel het softwareprogramma waarmee ze gemaakt zijn correct kan uitlezen.

Dit artikel bevat een aantal tips hoe je voor onderzoekers en ontwikkelaars die met jouw rekenblad aan de slag gaan het leven een stuk eenvoudiger kan maken. Daarbij volgen we één leidend principe: je rekenblad dient ‘zelfverklarend’ te zijn. Dat betekent dat je de gegevens in je rekenblad zo organiseert dat onderzoekers of ontwikkelaars ze intuïtief juist kunnen interpreteren.

Lees het artikel (pdf)

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in Bladwijzer - Behoud en beheer.