Wat moet ik doen wanneer iemand archief of voorwerpen aanbiedt?

Wanneer een persoon of een vereniging een archief of voorwerpen overdraagt aan een heemkundige kring, wordt jouw depot de bewaarplaats voor deze zaken. Jouw vereniging draagt vanaf dat moment de verantwoordelijkheid over de goede bewaring van het archiefbestand of van de voorwerpen.

Bezin eer je begint!

Stel je eerst de vraag of je plaats hebt om het archief of voorwerp te bewaren en of het wel past in jouw collectie of archief. Voorwerpen kan je waarschijnlijk wel gemakkelijk onderscheiden van archief en documentatie, maar als je wil weten wat het verschil is tussen een archief en een documentaire collectie, kan je deze bijdrage lezen over het verschil tussen archief en documentatie.

Bewaar de orde

Wellicht zit er al een logische ordening in de verzameling. Alles over een bepaalde activiteit werd bijvoorbeeld in een aparte kaft bewaard. Probeer die orde ook te bewaren bij de verhuis van de eigenaar naar jouw depot. In archieftermen noemt men dat het structuurbeginsel. Het verstoren van de oorspronkelijke structuur leidt tot een verlies van informatie. Door documenten uit hun context los te maken, kunnen ze ook niet meer in de context worden geïnterpreteerd.

Enkele tips voor een ordelijke en goede verhuis:

  • Behoud de originele verpakking als die informatie bevat over de inhoud
  • Hou documenten die naast elkaar staan bij elkaar. Stop ze bijvoorbeeld samen in een grote verhuisdoos
  • Maak een genummerde lijst van alle documenten per verpakkingseenheid zodat je achteraf weet hoe alles stond

Stel een contract op

Zet de overdracht op papier om discussies achter te vermijden. Bij een overdracht zijn er verschillende mogelijkheden. De eigenaar kan het archief of voorwerp schenken of in bruikleen geven. Daarvoor heb je natuurlijke een verschillende overeenkomst nodig. Zorg er zeker voor dat je zelf ook een exemplaar als bewijs van afgifte bewaart.

Registreer

Neem de volgende elementaire gegevens op in een register zodat het een voorlopige plaats kan krijgen in de ruimte:

  • Voorlopig volgnummer
  • Datum van ontvangst
  • Naam en adres van de eigenaar/schenker
  • Vindplaats of oorsprong (bijvoorbeeld bij een archeologische vondst)
  • Korte beschrijving van het voorwerp of archief met eventueel een foto
  • Reden van overdracht
  • Voorlopige bewaarplaats

Hecht nadien het voorlopig volgnummer met een label aan het voorwerp. Bewaar om veiligheidsredenen steeds een kopie van de registratiebestanden op een veilige plaats, liefst buiten het museum of het archieflokaal.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in FAQ.