Studiedag vrijwilligerswerking in lokale erfgoedorganisaties

Op 24 mei vond in Lamot (Mechelen) een studiedag plaats georganiseerd door Heemkunde Vlaanderen en Herita. Vijftig deelnemers volgden de dag, die draaide rond het thema vrijwilligerswerking: hoe voer je anno 2014 een goed vrijwilligersbeleid voor je lokale erfgoedorganisatie? Hoe rekruteer en onthaal je nieuwe (jonge) vrijwilligers? Hoe zorg je ervoor dat die nieuwe (jonge) vrijwilligers blijven komen en gemotiveerd blijven? Hoe hou je rekening met de ‘nieuwe vrijwilliger’?

De studiedag werd begeleid door Koen Vermeulen. Hij is sinds 2009 actief als trainer/consulent vrijwilligersbeleid en geeft hierover ook workshops, maar was voordien al jaren zelf bezig met het uitwerken en uitvoeren van het vrijwilligersbeleid van organisaties in o.a. de zorg- en de jeugdsector. Op de studiedag stelde Koen Vermeulen de term ‘customer delight‘ centraal. Je vrijwilligers dien je namelijk te behandelen als klant: je moet deze verwennen en verdienen door je eigen goede handelingen. Customer delight valt dan ook letterlijk te vertalen als klantengenot of klanteneuforie.

De dag was ingedeeld in vier deelthema’s:

– een goed vrijwilligersbeleid start met een goede visie
– erfgoedvrijwilligers rekruteren en onthalen: twee cruciale stappen in je vrijwilligersbeleid
– coachen, evalueren en exit inbouwen in het vrijwilligersbeleid van je organisatie
– hoe speel je ‘Flexivol’ in op de ‘nieuwe vrijwilliger’?

Elk thema werd voorafgegaan door twee voorbeelden uit het erfgoedveld gevolgd door een brainstormmoment. Voor visie kwamen de Heemkundige Kring Arendonk Als Ice Can en de Vrienden van de Izegemse Musea aan het woord. De heemkring van Arendonk gaf toelichting bij hun succesvolle heropstart waarbij ze nu o.a. werken met werkgroepen waarvoor telkens een bestuurslid verantwoordelijk is. Voor rekruteren en onthalen luisterden we naar de ervaringen van de Roede van Harelbeke en de Antwerpse Vereniging voor Romeinse Archeologie. Het bestuur van de Roede van Harelbeke werd bijvoorbeeld opmerkelijk jonger door het gericht vragen van mogelijk geïnteresseerden. De Geschied- en Heemkundige Kring van Kinrooi en de werkgroep Heemkunde Sint-Kruis deelden hun kennis over coachen, evalueren en exit. In Kinrooi werd het aanduiden van een vrijwilligersverantwoordelijke een echte troef bij het uitwerken van hun vrijwilligersbeleid. Hoe inspelen op de ‘nieuwe vrijwilliger’ werd ingeleid door het Gevangenismuseum Merksplas en de Gallische Hoeve. Karel Govaerts van het Gevangenismuseum gaf bijvoorbeeld meer uitleg over hun geslaagde zoektocht naar vrijwilligers voor de ontsluiting van de landlopersdossiers. De vrijwilligers komen vanuit heel Vlaanderen en doen het werk thuis op hun eigen computer.

Gewapend met de nodige tips, nieuwe invalshoeken en voorbeelden gingen de deelnemers in discussiegroepjes aan de slag. Elke groep, bestaande uit zowel deelnemers van diverse organisaties als geïnteresseerden en vrijwilligers zelf, dachten na over de volgende vragen: wat zijn onze uitdagingen en wat zijn onze tips? Per groep werden de bevindingen kort overlopen en tips opgesomd. Er bleken verrassend veel goede tips en aandachtspunten uit de discussies naar boven te komen. Zoals een deelnemer het verwoordde: ‘Het was een zeer interessante en aangename studiedag. Bedankt!’

Alle uitgebreide tips en aandachtspunten zullen nog gebundeld worden in een artikel voor Bladwijzer. Wil je nu al aan de slag met je vrijwilligersbeleid? Kijk dan zeker eens naar: http://www.heemkunde-vlaanderen.be/uploads/bladwijzer/bladwijzer01/bladwijzer01_vrijwilligers.pdf , http://www.heemkunde-vlaanderen.be/images/Bladwijzer5_Hou_ze_aan_boord.pdf en http://www.heemkunde-vlaanderen.be/abc-van-het-vrijwilligerswerk-in-de-erfgoedsector/

Geplaatst in Studiedagen.