Nieuwe selectielijst en folder wijzen de weg voor parochiearchieven

Parochiearchieven hebben niet enkel een administratieve functie, maar zijn ook een waardevolle historische bron. In het kader van het wijzigende parochielandschap kunnen parochiearchieven soms bedreigd worden. Om een verantwoord beheer van deze archieven te stimuleren, werd een nieuwe selectielijst ontwikkeld door het Rijksarchief, het Documentatie- en Onderzoekscentrum voor Religie, Cultuur en Samenleving van de KU Leuven (KADOC) en het Centrum voor Religieuze Kunst en Cultuur vzw (CRKC).

Selectielijst voor archieven van kerkfabrieken en parochies

Het CRKC gaf recent een folder uit over het belang van parochiearchieven: Parochiearchieven? Het bewaren waard! Hierin staat alle basisinformatie over de samenstelling, de bewaring en de consultatie van parochiearchieven. Net als de nieuwe selectielijst is die folder gedragen en goedgekeurd door alle instellingen die over parochiearchief moeten en kunnen oordelen: de vijf Vlaamse bisdommen, het CRKC, KADOC-KU Leuven en het Rijksarchief.

De nieuwe selectielijst focust vooral op de archiefstukken zelf. Welke stukken tref je aan in een parochiearchief? Welke stukken moet je bijhouden en welke mogen op termijn worden vernietigd? Welke stukken mogen geconsulteerd worden en onder welke voorwaarden?

Bij de selectie moet zowel met de administratief-juridische als met de cultuurhistorische waarde van archieven rekening worden gehouden. Een instelling of een persoon houdt een deel van haar of zijn archief bij zolang dit administratief nodig is. Voor sommige stukken gelden ook wettelijke bepalingen. Eenmaal deze administratief-juridische termijnen zijn verlopen, hangt het van het historisch belang van de stukken af, of ze al dan niet definitief worden bewaard. Om correct en systematisch te selecteren, worden selectielijsten opgemaakt. Een selectielijst is een systematisch overzicht van alle door een instelling aangemaakte archiefreeksen, met vermelding van hun administratieve bewaartermijn en de definitieve bestemming: bewaren of vernietigen. Dit laat toe om, bijvoorbeeld in dit geval, de stukken van alle parochies op dezelfde manier te selecteren. Zo kan de archiefruimte op een efficiënte manier worden vrijgemaakt van stukken die men niet moet bewaren en verhindert men het verlies van waardevolle stukken.

Archieven van parochies zijn belangrijke bronnen voor de lokale geschiedenis en moeten daarom goed bewaard worden. Een goede selectie is daarbij heel belangrijk. De meeste parochiearchieven zijn eerder beperkt in omvang, zodat er in principe weinig vernietigd moet worden. Het grootste deel van het archief kreeg in de selectielijst daarom de definitieve bestemming ‘bewaren’.

Voor het digitaal archief gelden dezelfde selectieregels als voor het papieren archief. Het probleem bij digitaal archief is niet zozeer de selectie, als wel de duurzame bewaring. Een aparte brochure hierover met concrete richtlijnen is in voorbereiding.

Raadpleegbaarheid

Het feit dat archief bewaard blijft, betekent niet dat het ook meteen voor iedereen toegankelijk is. De archieven van de kerkfabriek en van het centraal kerkbestuur zijn openbare archieven en zijn dan ook volgens de regels van de wetgeving op openbaarheid van bestuur consulteerbaar. Archief van de parochie is privaatrechtelijk archief: de verantwoordelijken kunnen zelf bepalen wanneer en onder welke omstandigheden het kan geconsulteerd worden.

Toch geeft de selectielijst een aantal richtlijnen mee, gebaseerd op een inhoudelijke analyse van de stukken, de richtlijnen rond privacy en de canonieke wetgeving. Het archief moet steeds ter plaatse worden geconsulteerd en mag nooit met iemand worden meegegeven, behalve voor tijdelijke tentoonstellingen.

Praktische info en contactgegevens

Zowel de folder ‘Parochiearchieven? Het bewaren waard! ‘ als de selectielijst zijn online raadpleegbaar. Wie een gedrukte versie van de folder wenst te bekomen, kan die gratis aanvragen door een mailtje naar info@crkc.be te sturen. De papieren versie van de selectielijst kan worden besteld via de webshop van het Rijksarchief (publicatienummer: 5605).

Consulent parochiearchieven KADOC-KU Leuven

Joris Colla: joris.colla@kadoc.kuleuven.be

 Eerstelijnszorg CRKC

Julie Aerts: advies@crkc.be

Rijksarchieven

Geplaatst in Publicaties.