De Erfgoedbanken: (R)evolutie voor jouw erfgoed?

In november 2010 zagen vier nieuwe online erfgoedbanken het daglicht. Vier erfgoedcellen werkten hiervoor samen aan een nieuw systeem. Bart Ooghe van de Erfgoedcel Waasland geeft in volgend artikel meer tekst en uitleg over het initiatief.

De Erfgoedbanken zijn een gezamenlijk project van de Erfgoedcellen Waasland, Meetjesland, Noorderkempen en Kempens Karakter, gefinancierd via de respectievelijke Cultureel-Erfgoedconvenants met de Vlaamse overheid (Minister van Cultuur Joke Schauvlieghe). Het wil een belangrijke bijdrage leveren tot het beheer en de ontsluiting van erfgoed. Elke regio heeft sinds eind vorig jaar zijn eigen Erfgoedbank: een gratis online registratie- en beheersysteem voor lokale erfgoedcollecties van zowel professionele partners, vrijwilligersverenigingen als particulieren. Anders dan bij de meeste bestaande pakketten, wordt hier ook een website voor het publiek aan gekoppeld waarop de grote diversiteit aan erfgoed ontsloten kan worden: van kranten en foto’s tot archivalia, affiches, oude kaarten of beeld- en geluidsfragmenten. Op deze manier wordt het erfgoed in al haar rijkdom dichter bij het publiek gebracht en krijgen verborgen pareltjes, belangrijke collecties en lokale collectiebeheerders een grotere bekendheid binnen en buiten de regio.

Een vleugje historiek

Het initiatief voor de ontwikkeling van de Erfgoedbanken werd in 2009 genomen door de Erfgoedcel Waasland. In 2005 richtte de Bibliotheca Wasiana, het documentatiecentrum voor Wase geschiedenis, een beeldbank op met voornamelijk historische foto’s uit de streek tussen Lokeren en Beveren-Waas. Een jaar later werd het beheer van deze beeldbank overgedragen aan de Erfgoedcel Waasland en in de daaropvolgende jaren voegden de aangesloten gemeente- en stadsarchieven, heemkundige verenigingen, documentatiecentra en ook enkele enthousiaste privé-personen op eigen tempo materiaal toe aan de digitale collectie. Anno 2010 telde deze Beeldbank Waasland 18 partners en ca. 10.000 items.

Met het verstrijken van de jaren bleek echter dat de bestaande beeldbank niet langer voldeed aan de wensen van de gebruikers. Achter de schermen was er nood aan een meer professionele structuur om het gedigitaliseerde erfgoed te beschrijven en te beheren volgens internationale standaarden. Vóór de schermen werden de mogelijkheden om materiaal te ontsluiten te beperkt bevonden. Bovendien wilden de erfgoedcel en haar partners afstappen van de sterke klemtoon op ‘beelden’, om ook de rijke archivalische collecties en het audio- en video-erfgoed een prominentere plaats te kunnen geven op het web. Met andere woorden: de beeldbank moest een volwaardige Erfgoedbank worden.

Vier cellen met een vraag

Bij aanvang van het ontwikkelingstraject legde de Erfgoedcel Waasland ook contact met de collega erfgoedcellen, om het draagvlak van dit nieuwe systeem te vergroten en om wildgroei te vermijden. Ook enkele andere cellen zochten immers naar een oplossing voor het beheren en publiek ontsluiten van de erfgoedcollecties uit hun regio, dus leek dit het uitgelezen moment om de handen in elkaar te slaan.

Uiteindelijk besloten de Erfgoedcellen Meetjesland, Kempens Karakter, Noorderkempen en Waasland eind 2009 gezamenlijk in te stappen in het ontwikkelingstraject van een Erfgoedbank. De Erfgoedcel Meetjesland stond op dit ogenblik reeds op het punt een eigen Erfgoedbank te ontwikkelen, om lokale organisaties een kans te geven hun erfgoed beter te ontsluiten. Verschillende lokale partners van Erfgoedcellen Noorderkempen en Kempens Karakter waren dan weer zelf vragende partij voor een professioneel maar betaalbaar collectiebeheersysteem. Door deze verschillende lokale noden en ervaringen mee te nemen in een gemeenschappelijke ontwikkeling, hoopten de vier erfgoedcellen tot een flexibeler en optimaal bruikbaar eindproduct te kunnen komen. De samenwerking vergrootte bovendien de budgettaire ademruimte van de vier partners.

Op het einde van de rit zou elke erfgoedcel een eigen Erfgoedbank krijgen, op basis van dezelfde beheersoftware maar met een eigen collectiedatabank, website en specifiek regionaal verhaal: www.waaserfgoed.be, www.erfgoedbankmeetjesland.be, www.kempenserfgoed.be en www.erfgoedbanknoorderkempen.be. Om de publieke herkenbaarheid over de websites heen zo groot mogelijk te houden, werd ervoor gekozen om voor deze vier websites een gemeenschappelijke basislayout te hanteren.

Het collectiebeheersysteem: standaardisering en openheid

De kern van de Erfgoedbank wordt gevormd door het collectiebeheersysteem waarin het gedigitaliseerde erfgoed wordt beschreven en bewaard en waaruit gegevens worden geput voor publieke ontsluiting op de website. In de softwarekeuze gelden standaardisering en openheid als belangrijkste kernwoorden. De initiatiefnemers willen immers resoluut de deur openhouden voor een mogelijke koppeling met bestaande structuren zoals Erfgoedplus, Musea Oost-Vlaanderen in Evolutie (MovE) of Europeana, of voor de uitbreiding van het systeem naar nieuwe partners toe.

Uit de mogelijke opties kozen de erfgoedcellen uiteindelijk voor de collectiebeheersoftware CollectiveAccess. Deze Open Source software werd oorspronkelijk ontwikkeld voor het beheer van museumcollecties en kent de laatste jaren uitvoeriger toepassing in diverse erfgoedsettings. Binnen Europa maken ondermeer de Koninklijke Musea voor Midden-Afrika, het Nederlands Instituut voor Oorlogsdocumentatie en de Deutsche Kinemathek intussen gebruik van het programma. CollectiveAccess wordt gratis ter beschikking gesteld via de website van de ontwikkelaar (www.collectiveaccess.org). Bovendien vloeien aanpassingen aan de software ook automatisch terug naar de gebruikersgemeenschap.

De voorkeur voor een Open Source oplossing kwam er vanuit de veronderstelling dat dit een grotere flexibiliteit kon bieden voor aanpassing en uitbreiding van het systeem. Het collectiebeheersysteem diende immers bruikbaar te zijn voor collecties van zowel heemkringen, archieven, musea, documentatiecentra en particulieren. De nodige programmatorische flexibiliteit was dus zeker aan de orde. Tegelijk genoot een oplossing vrij van licentiekosten de absolute voorkeur. Het financiële beheer van elk van de 4 Erfgoedbanken – hosting, onderhoud, ontwikkelingskosten – wordt momenteel integraal gedragen door de respectievelijke erfgoedcel. Door licentiekosten te vermijden vergroot de financiële overlevingskans op langere termijn. Bovendien beperkt dit de financiële impact van het aansluiten van nieuwe partners, met opnieuw een grotere openheid en een flexibeler systeem tot gevolg.

Ook voor de Erfgoedbank werd CollectiveAccess grondig onder handen genomen. Hiervoor gingen de Erfgoedcellen in zee met Leuvens communicatiebureau Kunstmaan nv. De software werd in eerste instantie vertaald naar het Nederlands, veldstructuren werden aangepast voor het beschrijven van verschillende soorten erfgoed en geherstructureerd voor vlotter gebruik. Daarbij was het belangrijk een evenwicht te vinden tussen kwaliteit, laagdrempeligheid en gebruiksvriendelijkheid, zodat ook de niet-gespecialiseerde partners en vrijwilligers hun collecties zonder problemen in de software kunnen beschrijven. Om het systeem zo open mogelijk te maken, werd in de ontwikkeling sterk rekening gehouden met internationale standaarden voor het beschrijven van erfgoedcollecties. Zo werden bijvoorbeeld de veldstructuur van Erfgoedplus en het Invulboek van MovE zoveel mogelijk gevolgd, werd de AM-MovE thesaurus van objecttypes geïntegreerd, moesten standaarden zoals de ISAD(G) basisvelden voor archiefbeschrijving gerespecteerd worden…. Op deze manier werd er gestreefd naar een optimale uitwisselbaarheid van de informatie die in de Erfgoedbank terecht komt, zodat dit in theorie ook gekoppeld zou kunnen worden aan andere nationale en internationale initiatieven.

Hoe werkt het?

De Erfgoedbanken zijn volledig ‘web-based’: het invoeren en beschrijven van materiaal in het collectiebeheersysteem verloopt via het web zonder dat hiervoor op de lokale PC software geïnstalleerd hoeft te worden. Via een paswoord, beheerd door de erfgoedcel, krijgt elke gebruiker toegang tot zijn of haar eigen collectie. De collecties blijven op deze manier volledig van elkaar gescheiden: enkel de erfgoedcel heeft toegang tot het overzicht. De partners zijn zelf verantwoordelijk voor het beschrijven van hun collecties op de Erfgoedbank. De erfgoedcellen zorgen voor de nodige ondersteuning om met de software te kunnen werken, helpen mee materiaal te digitaliseren en volgen de algemene werking op.

Het collectiebeheer zelf is zoveel mogelijk gericht op een gebruik op maat. Om de drempel laag genoeg te houden, vertrekt het systeem vanuit een basisbeschrijving met een beperkt aantal verplicht in te vullen gegevens. Dit is informatie die doorgaans voor elk soort erfgoed beschikbaar is: een naam, nummering, korte beschrijving en een link naar plaats en/of tijd. Op deze manier kan het erfgoed snel beschreven worden. Daarnaast is echter ook een sterk gedetailleerde beschrijving van collecties mogelijk. Allerhande informatie over de inhoud, productie, beheer, bruikleen, fysieke kenmerken, trefwoorden, gebeurtenissen, verwante personen… kan worden ingevoerd via de uitgebreide invulfiches. Ook kunnen indien gewenst algemene beschrijvingen op collectie- en deelcollectieniveau ingegeven worden.

Daarnaast laat de software toe om entiteitslijsten aan te leggen voor o.m. plaatsnamen, personen en organisaties. Doordat deze als unieke ‘entiteit’ in het systeem terechtkomen, kunnen bijvoorbeeld alle stukken waar een persoon op voorkomt, die door deze persoon gemaakt werden of waar de persoon eigenaar van was aan elkaar gekoppeld worden. Ook kunnen entiteiten zelf aan elkaar gekoppeld worden, bijvoorbeeld door familierelaties aan te geven. Dit soort koppelingen maken het erfgoed beter vindbaar en zouden op termijn ook kunnen leiden tot koppelingen over collecties heen. Gebruikers van de website kunnen dan immers met één klik alle beschikbare stukken vinden die, in de verschillende collecties, gekoppeld werden aan bijvoorbeeld een bepaalde straat of familie.

Ontsluiting: wegwijs in het erfgoed

Op de Erfgoedbankwebsites wordt het materiaal uit de digitale collecties ontsloten voor het publiek. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van Drupal, een eveneens Open Source oplossing voor het beheer van websites. Lang niet alle ingevoerde informatie komt daarbij online: veel gegevens zijn immers enkel bedoeld voor eigen collectiebeheer en soms mag deze informatie ook niet zondermeer vrijgegeven worden. Ook niet alle stukken zijn even belangrijk of interessant om publiek getoond te worden, hoewel de erfgoedcellen uiteraard hopen om langs deze weg zoveel mogelijk erfgoedcollecties en –verenigingen meer bekend te maken bij het brede publiek.

Deze collecties kunnen snel erg omvangrijk worden: voor het Waasland staan intussen al meer dan 40.000 foto’s, archiefstukken en krantenpagina’s online, voor het werkgebied van Erfgoedcel Kempens Karakter zijn intussen al 6000 items ingevoerd in het systeem en ook in Turnhout staan nog meer dan 10.000 digitale beelden klaar om ingevoerd te worden… Om wegwijs te raken in dit aanbod zijn verschillende ingangen mogelijk. De bank kan doorbladerd worden via partnercollecties of materiaaltypes, vrij en uitgebreid zoeken. Van elke objectfiche kan doorgeklikt worden op de plaatsnamen, trefwoorden en persoonsnamen die op de fiche staan. Zo kan op een eerder intuïtieve manier doorheen het erfgoed gezocht worden.

Daarnaast worden er via de erfgoedcellen ook online tentoonstellingen opgezet met daarin een pasklare selectie aan materiaal rond wisselende thema’s, samen met extra inhoudelijke informatie, links naar interessante lectuur e.d. Deze tentoonstellingen geven verdieping bij het materiaal uit de Erfgoedbank en zijn tegelijk een makkelijke eerste kennismaking met het rijke streekerfgoed.

Een belangrijke extra functie is tenslotte het weergeven van erfgoed op de kaart. Via een koppeling tussen CollectiveAccess en Google Maps kunnen collectiebeheerders aan hun erfgoed een coördinaat toekennen. Zo kunnen items die aan een specifieke locatie verbonden zijn, bijvoorbeeld doordat de locatie op een foto staat of omdat een archiefstuk er werd geschreven, ook op kaart worden getoond. Dit maakt het erfgoed nog beter zichtbaar, leidt tot soms onverwachte koppelingen tussen collecties en helpt om lokale geschiedenissen beter in beeld te brengen. Een vroeg-20ste eeuwse foto van een straat uit een heemkundige collectie staat op de kaart immers mooi naast een filmpje van een stoet in de jaren 1950 uit een privécollectie en een 19de eeuwse affiche van een lokale schuttersgilde uit het gemeentearchief. Stukken die verdeeld zijn over meerdere collecties komen via het gecentraliseerde portaal met andere woorden weer dichter bij elkaar, direct toegankelijk voor iedere gebruiker.

Actieve betrokkenheid

De Erfgoedbank is geen doel op zich, maar een middel om erfgoed dichter bij een geïnteresseerd publiek te brengen. Daarom zetten de erfgoedcellen ook extra in op de persoonlijke betrokkenheid van dit publiek met haar erfgoed. Wie actief aan de slag wil met erfgoed, kan trefwoorden toekennen aan het materiaal, objecten delen via mail of via sociale netwerken, reacties en beoordelingen achterlaten en contact opnemen met de collectiebeheerders. Zo kunnen gebruikers hun kennis delen en het erfgoed beter vindbaar maken voor andere liefhebbers. Met de optie ‘Mijn Erfgoed’ kan iedereen ook eigen erfgoedalbums aanleggen met enkel dát materiaal dat hen echt interesseert.

Materiaal afkomstig uit particuliere collecties verdient ook een vaste plaats op de Erfgoedbank. Hierin heeft vooral het Waasland de meeste ervaring. De erfgoedcel ging vroeger al actief op zoek naar interessante stukken in privé-bezit, zoals een grote collectie Chirofoto’s. Door de jaren heen contacteerden verschillende particulieren de erfgoedcel ook spontaan, met materiaal dat ze publiek wilden delen. Dit werd met de hulp van de erfgoedcel op de bank geplaatst en beschreven. De Erfgoedbank gaat hier volop mee verder, vanuit de mening dat erfgoed van en voor iedereen is, of het nu gaat om een interessante brief van de betovergrootmoeder, een opmerkelijke foto, een verzameling porseleinkaarten of een 18de-eeuws archiefstuk.

Wat brengt de toekomst?

De lancering van de vier Erfgoedbanken is nog maar een eerste stap in wat onvermijdelijk een ‘work in progress’ is. De eerstkomende maanden zullen de erfgoedcellen hun handen vol hebben met het helpen digitaliseren en invoeren van nieuw materiaal en vooral het afstemmen van bestaande collecties op het nieuwe systeem. Daarnaast wordt volop gewerkt aan een reeks aanpassingen van het systeem die de performantie kunnen verhogen, de rol van het publiek nog vergroten en materiaal nog beter vindbaar maken. Hiervoor blijven de vier erfgoedcellen ook in onderling overleg rond mogelijke nieuwe gemeenschappelijke ontwikkelingen. Intussen staan bij de verschillende partners al tienduizenden gedigitaliseerde stukken erfgoed klaar om ingevoerd te worden, een taak waarvoor zowel de professionele als vrijwillige partners vaak kampen met tijdsgebrek….

De inspanningen die nu geleverd werden en nog worden, dienen echter niet tot meerder eer en glorie van enkel de vier betrokken regio’s. Van aan het begin van het traject was de expliciete wens om het ontwikkelde systeem zo deelbaar mogelijk te maken voor anderen. Het aangepaste profiel van CollectiveAccess dat binnen dit traject werd opgemaakt, zal op haar beurt gratis beschikbaar gesteld worden via www.collectiveaccess.org; ook het Drupal-profiel voor de koppeling met de website zal met de Drupal-gemeenschap gedeeld worden. Op deze manier vloeien de gemaakte investeringen met andere woorden rechtstreeks door naar andere organisaties. Bovendien zetten de vier erfgoedcellen resoluut de deur open voor de koppeling tussen de Erfgoedbanken en andere bestaande initiatieven of het samenwerken met organisaties die op dezelfde leest een nieuwe erfgoedbank wensen op te zetten. Het basisidee hierachter is eenvoudig: cultureel erfgoed is van en voor de gemeenschap. Om de diversiteit en tegelijk de herkenbaarheid van het erfgoed ten volle te appreciëren, is samenwerking boven de grenzen van gemeenten, regio’s en organisaties heen onvermijdelijk. Als andere spelers de ontwikkelde software wensen te gebruiken, uit te testen en te verbeteren, of als op termijn nauwere banden gesmeed kunnen worden met andere portalen voor erfgoedontsluiting, dan kan dus dit enkel maar toegejuicht worden. Enkel door nauwere samenwerking kan het erfgoed immers nog beter bij het publiek gebracht worden en komen collecties echt terug tot leven.

Tekst: Bart Ooghe. Afbeelding: copyright Historisch Archief Berlaar.

Print Friendly, PDF & Email
Geplaatst in Websites.