Heemkunde Vlaanderen

Bij een nieuwe aanwinst komt heel wat kijken. Probeer volgende stappen te volgen:

Bezin voor je begint

Stel je eerst de vraag of je het archief wil en kan bewaren. Past het binnen de doelstellingen van je vereniging? En heb je voldoende mensen en middelen om het nieuwe archief te ordenen en te beheren?

Stel een contract op

Zet de overdracht op papier, via een contract. Zo kan je discussies later vermijden. Als de eigenaar zijn archief niet wil afstaan, kan je het nog altijd in bruikleen nemen. Ook daarvoor stel je best een contract op.

Bewaar de orde

Wellicht zit er al een logische ordening in de verzameling. Probeer die orde ook te bewaren bij de verhuis:

• Best behoud je de originele verpakking (map, archiefdoos,…). Vaak geeft die verpakking informatie over de inhoud.
• Documenten die naast elkaar staan, hou je bij elkaar. Je kunt ze bijvoorbeeld samen plaatsen in een grote verhuisdoos.
• Maak een genummerde lijst van alle documenten per verpakkingseenheid. Dit zal je helpen als je de verzameling zult ordenen en beschrijven.