Heemkunde Vlaanderen

Voor elke activiteit maak je kosten en heb je dus inkomsten nodig. Het geld kan komen van jezelf, je vereniging of van leden. Je kan natuurlijk ook een beroep doen op subsidies. Maar subsidies vraag je niet zomaar even aan. Je moet secuur en doordacht tewerk gaan. Best doe je dus wat vooronderzoek.

De meeste subsidieverstrekkers hebben een contactpersoon. Voor je een project indient, neem je best eerst contact op met die persoon. Vraag meer informatie over de subsidie-voorwaarden, indientermijnen, de structuur van de subsidie-aanvraag ed. Hieronder vind je alvast enkele vuistregels voor het schrijven van een subsidieaanvraag. Zo’n aanvraag moet volgende onderdelen zeker bevatten:

1. Stel je vereniging voor

Vergeet jezelf niet voor te stellen. Wat doet je organisatie, hoe werkt ze en wie is contactpersoon voor het project?

2. Project: voorstel en motivering

Hier moet je de geldschieter overtuigen van de sterkte van je dossier. En dat is niet gemakkelijk. Je hebt maar enkele bladzijden om anderen te overtuigen van de waarde van jouw project. Wat je zeker moet vermelden is:

Concept
Wat wil je doen met jouw project en waarom? Probeer die vragen in enkele zinnen te beantwoorden. Laat je antwoord lezen aan iedereen die je kent. Als de lezer meteen begrijpt wat je wil, heb je het concept van jouw project. Dat is de basisinformatie om verder te werken.

Doelstellingen
Bij de beschrijving van de projectdoelstellingen beantwoord je volgende vragen:

• Wat gaan we doen?
• Waarom willen we dat doen?
• Hoeveel activiteiten organiseren we?
• Welke organisaties zitten er achter het project?
• Voor wie organiseren we het?
• Welk resultaat beogen we?
• Wanneer zal het project worden gerealiseerd?

Bij het beantwoorden van die vragen ga je zo concreet mogelijk tewerk. Geef duidelijk de tijdsperiode aan, hoeveel activiteiten je plant en op hoeveel deelnemers je mikt. Houd je doelstellingen wel realistisch. Je geldschieter verwacht dat je alles verwezenlijkt wat je belooft.

Doelgroep
Als je de doelgroep niet afbakent, is het moeilijk om duidelijke acties te plannen en te bepalen welke middelen je moet inzetten. Beschrijf daarom je doelgroep en motiveer waarom je voor die groep wil werken.

Titel
Belangrijk is natuurlijk een veelzeggende titel. Ook hier is het motto: houd het eenvoudig! Liever een duidelijke titel dan een ronkende titel die de lading niet dekt.

Fasering
Deel je het project op in deelstappen en licht je die kort toe. Je vermeldt de voorbereiding, wanneer jouw project op kruissnelheid komt en wanneer het eindigt (met inbegrip van de concrete resultaten en de mogelijke opvolging).

3. Begroting

Uiteraard vermeld je hoeveel geld je precies vraagt. Geef een overzicht van de geplande uitgaven en inkomsten.

Uitgaven
Best begin je bij de uitgavenpost. Je geeft precies aan wat je allemaal van plan bent en hoeveel elk onderdeel zal kosten. Bij de organisatie van een tentoonstelling denk je bijvoorbeeld aan

• de kosten voor de voorbereiding: huur locatie, catering deelnemers
• de administratie: computer, telefoon
• de communicatie: kosten schrijven, maken en verzenden van uitnodigingen
• de organisatie van de activiteit: lokaal, catering, materiaal aanmaken
• personeelskosten: brutoloon, woon-werkverkeer, verzekeringen, onkosten

Inkomsten
Nadat je de uitgaven hebt ingeschreven, geef je aan hoe je die kosten zal financieren. Weet dat je niet voor elke uitgavenpost subsidies kan krijgen. Meestal kan je personeelskosten of de aankoop van de computer niet inbrengen. Informeer je dus.

4. Leestips

Draaiboek voor het opstarten van een cultureel project, Leuven: Provincie Vlaams-Brabant, 1999.
Hambach, E., Een subsidiedossier opstellen: een fluitje van/voor een cent!, Antwerpen: Vlaams Steunpunt voor Vrijwilligerswerk, 2005.